Leverantörsarbete i en tid av pandemi

Hur kan företag följa upp och förbättra arbetsförhållanden i leverantörsledet under en pandemi? Vad finns det för möjligheter att tänka nytt och utveckla nya verktyg för hållbarhetsarbetet? Dessa frågor diskuterade ETI-medlemmar tillsammans med fabrikskontrollanter från Kina och Italien på en workshop den 26:e november 2020.

Coronapandemin har inneburit stora utmaningar för kontroll och uppföljning av mänskliga rättigheter och arbetsförhållanden hos leverantörer, och nu när många länder befinner sig i en andra våg är det tydligt att leverantörsarbetet kommer att påverkas en lång tid framöver. Företag behöver därför säkra uppföljning av arbetsförhållanden även under en längre tid med restriktioner. Här följer en sammanfattning av diskussionerna under ETI Sveriges workshop om leverantörsarbete under coronapandemin.

Utmaningar under pandemin

Få leverantörskedjor har undgått att påverkas av den pågående pandemin och de flesta förändringarna har inneburit att det blivit svårare att jobba med mänskliga rättigheter i leverantörsleden. Utmaningarna som deltagarna på workshopen upplever, eller har upplevt, inkluderar:

• Sociala revisioner (audits) och fabriksbesök går inte att genomföra på grund av reserestriktioner. Flera deltagare har också erfarit att leverantörer använder pandemin som en ursäkt för att undvika eller skjuta upp revisioner.
• Pandemin har skapat nya risker kopplade till arbetsförhållanden. Arbetare kan utsättas för smittorisk genom sitt jobb och inom vissa sektorer har arbetsbördan ökat drastiskt medan anställda i andra sektorer inte betalats när orderingången har plötsligt minskat drastiskt.
• I vissa leverantörskedjor har restriktioner och brist på säkra transporter gjort att arbetare inte kan ta sig till jobbet, inte minst migrantarbetare.
• Leverantörer som är pressade av det ekonomiska läget fokuserar på produktionen och har ett mindre utrymme för arbetet med att säkerställa goda arbetsvillkor.
• De ekonomiska effekterna av pandemin har gjort att många företag har svårt att planera långsiktigt vilket skapar osäkerhet för leverantörer och försvårar arbetet med arbetsförhållanden.

Pandemin har alltså medfört stora utmaningar för såväl arbetare, som leverantörer och inköpande företag. Trots detta var deltagarna på workshopen överens om att förbättringsarbetet inte behöver avstanna. Men frågan blir då hur vi kan kontrollera våra leverantörer och fortsätta ha en dialog kring förbättringsarbetet?

Digitala revisioner och hjälpmedel

Ett alternativ som har funnits under flera år, men blivit mer aktuellt under pandemin är digitala leverantörsrevisioner (remote/virtual audits). Digitala revisioner kan göras på många olika sätt, fast principen är oftast liknande, det vill säga att fabriksinspektion och intervjuer gör digitalt med kamera via internet.

Digitala revisioner kommer inte kunna ge lika tillförlitlig information som revisioner på plats. De flesta organisationer som jobbar med uppföljning av arbetsförhållanden godtar inte heller digitala revisioner som fullvärdiga kontroller. På grund av det ökade behovet så har till exempel Amfori BSCI valt att undersöka hur de kan jobba med digitala revisioner, men deras utvärdering blir klar först i mitten av 2021.

Trots det kan digitala revisioner fortfarande vara till hjälp och visa leverantörer att man fortfarande följer upp arbetsförhållanden. Hur väl det fungerar i praktiken beror på relationen till leverantören, hur öppna med sina problem de är och om de har teknisk kompetens att genomföra en digital revisionen.

Om man väljer att göra en digital revision eller uppföljning finns det en del tips och råd. En bra rutin är att be leverantören mejla all nödvändig dokumentation för att vara väl förberedda när den faktiska revisionen sker och då kunna fokusera på dialog, intervjuer och att se anläggningen. 

Även om det är svårare kan också intervjuer med arbetare vara möjliga. Anställda kan väljas ut slumpmässigt från anställningslistor och intervjuas ensamma i ett rum där det är möjligt att se att ingen annan är närvarande. Detta är inte lika säkert som att göra som intervjuer på plats, men de kontrollanter som deltog på workshopen tyckte det kan vara ett alternativ i vissa fall.

Begränsningarna med digitala leverantörskontroller är flera och den främsta kanske är att den ger stort utrymme för leverantören att presentera en tillrättalagd bild. Eftersom kontroller av låg kvalitet snarare kan uppmuntra till bedrägeri (audit fraud) är denna typ av kontroll är bäst lämpad för leverantörer där det redan finns ett bra förtroende och en öppenhet gällande arbetsförhållanden.  

Möjligheten att besöka fabriker digitalt erbjuder trots det många fördelar även om fullskaliga revisioner inte är möjliga. Bland annat kan personal medverka digitalt vid tredjepartsrevisioner av leverantörer. Det är ett effektivt sätt att dels visa leverantören att företaget är intresserat av situationen på fabriken, dels chansen för att få en bättre bild av fabriken än vad som är möjligt från att läsa revisionsrapporten. Genom att vara med digitalt öppnas möjligheten att vara med vid flera fabrikskontroller och delta i de exit meetings där förbättringsplanen (corrective action plan) presenteras för leverantören.

Möjligheten att följa med digitalt på en leverantörskontroll gör också att annan personal än de som jobbar direkt med leverantörsuppföljning kan få en inblick i situationen på fabriken genom att digitalt följa en tredjepartskontroll. De digitala besöken möjliggör även en mer dynamisk uppföljning där även spontana besök kan göras.

Det finns även en rad andra digitala hjälpmedel för att få information om situationen hos leverantörerna. Det vanligaste är digitala sätt för arbetare hos leverantörer att få information eller kunna ge feedback via internet. Bland annat har svenska företaget QuizRR utvecklat appar för att både utbilda arbetare i leverantörsledet och få feedback från dem. Tillsammans med bland annat Axfood, HP och Electrolux har QuizRR inom initiativet MOVE nu utvecklat verktyg för att även ge information om Covid-19 till migrantarbetare i Thailand  Digitala verktyg har fördelen att de kan fortsätta att användas under en pandemi och snabbt kan nå ut med uppdaterad information.

Dialog kring förbättringsarbetet

Om leverantören har haft en befintlig åtgärdsplan (corrective action plan) före pandemin, eller en plan tagits fram av lokala tredjepartskontrollanter som kan besöka fabriken, återstår dialogen kring de förbättringar som krävs. Finns en bra kommunikation och öppenhet mellan köpare och leverantör sedan innan kan mycket av uppföljningsarbetet göras via samtal och epost.

Ett av företagen som deltog i ETI Sveriges workshop berättade att de utvecklat en närmare relation till sina leverantörer under pandemin då de nu oftare ringer varandra för att prata om, till exempel, förbättringsplaner. Dialogen kring de åtgärder som behövs på fabriken sker nu mer kontinuerligt än tidigare.

När det gäller virtuella uppföljningsmöten diskuterade deltagarna olika sätt att få bra förutsättningar för dialogen trots att den sker på distans:

• Skapa förtroende i början av mötet genom att gå igenom resultaten av fabrikskontrollen och tillsammans tolka det för att skapa en gemensam förståelse av de problem listas och vad som behöver göras.
• Om det enda som lyfts under ett digitalt uppföljningsmöte är det som måste förbättras blir det svårare att få en bra relation till de man jobbar på hos leverantören. Därför blir det extra viktigt att också dela med sig av vad som är bra hos leverantören under sådana möten.
• För att hjälpa leverantören att bättre förstå resultaten av kontrollen är det bra att sätta dem i en kontext, till exempel, hur presterar leverantören jämfört med andra?
• Eftersom många leverantörer har mindre resurser under pandemin kan det vara nödvändigt att bryta ner förbättringsplaner i mindre steg för att de inte ska upplevas som omöjliga under den rådande situationen.
• För större utmaning kan ”backcasting” vara ett sätt att ha en konstruktiv dialog med leverantören. I backcasting kommer man överens om vad som är målet för förändringsarbetet och har sedan dialog om hur resultatet nås. Det kan öppna för nya lösningar och skapar tillit genom att ha en öppen dialog om vad som behövs göras.

Det långsiktiga leverantörsarbetet i ”det nya normala”

Det är fortfarande svårt eller omöjligt att resa från Sverige för att besöka leverantörer. Men i de flesta länder är det nu åter möjligt att genom lokal personal eller tredjepartskontroller följa upp situationen på fabriksnivå. Tyvärr verkar det som att denna situation kommer hålla i sig ett tag framöver. I detta ”nya normala” gäller det att hitta långsiktigt hållbara metoder för att arbeta med sina leverantörer.

I centrum för leverantörsarbetet har transparens och en öppen dialog alltid funnits, men restriktionerna under pandemin har igen visat att detta är en förutsättning för förbättringar. Det måste också finnas verktyg som kompletterar besök och kontroller, så som digitala verktyg för att nå de anställda, möjlighet till digitala uppföljningsförsök, men även kontakt med lokala aktörer som kan hjälpa till på plats när resor är omöjliga.

Samarbete med lokala intressenter är också en viktig del i att göra riskbedömningar för leverantörskedjan. Ett utarbetat samarbete med lokala organisationer skulle också kunna bidra till att få tillgång till information om hur förhållanden förändras under exempelvis en pandemi. Detta är dock något som kräver längre tid och inget som snabbt kan göras vid behov.

På ETI Sverige kommer vi tillsammans med våra medlemmar att utveckla verktyg och erbjuda kompetensutveckling när det gäller uppföljning av arbetsförhållanden i leverantörsledet. Intresserad och har funderingar? Hör av er till oss.